Digitala presentkort till kommunens anställda.

Styr inlösen till det lokala näringslivet.

UpUp är leverantör till svenska kommuner som vill ge sina anställda digitala presentkort som löses in lokalt hos butiker, restauranger och caféer inom kommunens geografiska område. Gåvan kan programmeras med exakta villkor: vilken geografi som gäller, vilka butikskategorier som accepteras, och hur länge gåvan är giltig. Det gör att kommunen kan kombinera en uppskattad medarbetargåva med konkret stöd till det lokala näringslivet.

Boka demo

Tre uppdrag i en gåva

När en kommun ger en gåva till sina anställda – som julgåva, minnesgåva eller pensionsgåva – är gåvan sällan bara en personalfråga. För en kommun är samma gåva ofta också:

Ett HR-uppdrag. En uppskattning till medarbetarna, en bekräftelse på deras insats för kommunen.

Ett näringslivsuppdrag. Ett konkret sätt att stödja det lokala näringslivet, hålla pengar inom kommunen och stärka relationen till lokala handlare och restauranger.

Ett kommunikationsuppdrag. En signal till både medarbetare och kommunens invånare om vad kommunen står för.

En traditionell, fysisk julgåva från en stor riksleverantör klarar bara av det första. En digital, geografiskt programmerad gåva klarar av alla tre.

upuphandlingsguide

Så fungerar geografisk styrning

Det här är kärnan i varför UpUp passar för kommunala upphandlingar.

Inlösen begränsad till kommunens område

UpUps virtuella betalkort kan programmeras så att de endast fungerar inom ett definierat geografiskt område. Konkret betyder det att en medarbetare som tar emot gåvan kan lösa in den hos en butik, restaurang eller café som ligger inom kommunens gränser – men inte utanför.

Tekniskt sker det genom att inlösen kopplas till butikens lokalisering. När mottagaren använder kortet vid en butik utanför det godkända området går transaktionen inte igenom.

Brett urval inom det godkända området

Inom det godkända området fungerar gåvan i ett brett urval av butiker – det är inte en katalog där kommunen och leverantören behöver teckna avtal med varje enskild handlare i förväg. Mottagaren har frihet att välja: en restaurang en kväll, livsmedel en annan dag, kanske en bok eller blommor en tredje gång.

Kombination med andra villkor

Geografi kan kombineras med andra villkor om det önskas:

  • Butikskategori: endast restauranger, endast livsmedel, endast specifika branscher

  • Tidsfönster: giltigt mellan vissa datum

  • Butikskedjor: uteslut eller inkludera vissa kedjor (om kommunen vill prioritera lokala aktörer framför nationella kedjor)

Ju mer specifik styrning, desto tydligare blir kopplingen till det kommunala uppdraget.

Vad det betyder för det lokala näringslivet

Att styra inlösen lokalt är ingen liten detalj, det är en näringslivspolitisk åtgärd.

Pengarna stannar i kommunen

När en medarbetare löser in sin gåva i kommunens egna butiker, restauranger och caféer stannar köpkraften lokalt. Det är skillnaden mellan en gåva som blir omsättning hos en internationell kedja på en annan ort, och en gåva som blir omsättning hos en lokal handlare i kommunen.

För en kommun med exempelvis 3 000 anställda och en gåva på 550 kr innebär det att cirka 1,65 miljoner kronor potentiellt kanaliseras in i det lokala näringslivet, istället för ut.

Signalvärde

Att kommunen aktivt väljer att hålla gåvor lokalt sänder en tydlig signal:

  • Till de lokala handlarna: "Kommunen ser och stödjer er."

  • Till medarbetarna: "Vi är en del av det här samhället."

  • Till invånarna: "Vi praktiserar det vi säger om att stödja lokalt."

Det är ett av få konkreta sätt en kommun direkt kan rikta pengar mot sitt eget näringsliv inom ramen för en redan budgeterad utgift.

Låg tröskel för anslutna butiker

För att butikerna ska kunna ta emot UpUp-gåvor krävs ingen särskild teknisk integration, det fungerar via samma betalkortsinfrastruktur som redan finns på plats. Det gör att i princip alla butiker, restauranger och caféer i kommunen som accepterar kort automatiskt kan ta emot gåvan, utan att behöva ansluta sig till någon särskild "katalog" eller skriva avtal.

Skattereglerna kommunen behöver känna till

Som arbetsgivare omfattas kommunen av samma skatteregler för personalgåvor som privata arbetsgivare. För 2026 gäller bland annat:

Julgåva: Max 600 kr inklusive moms per anställd, skattefri om gåvan inte kan växlas mot kontanter och ges till alla i samma grupp.

Minnesgåva: Upp till 15 000 kr inklusive moms vid pensionering, 50/60/75-årsdag eller vid 20+ års anställning.

Jubileumsgåva (kommunens jubileum): Upp till 1 500 kr vid jämna 25-årsjubileum.

UpUps gåvor uppfyller kravet att inte kunna växlas mot kontanter – de är låsta till de butiker och kategorier som programmerats. Det är en av de viktigaste skattetekniska aspekterna när kommunen väljer leverantör.

För detaljerad genomgång, se vår guide om skatteregler för personalgåvor 2026.

Disclaimer: Skatteregler kan ändras och tolkas olika beroende på situation. Stäm av med er ekonomi- eller löneadministration vid osäkerhet.

Pay-on-redemption – kommunen betalar bara för inlösta gåvor

För en kommun är god förvaltning av skattemedel inte en bonus – det är en grundförutsättning. Pay-on-redemption är därför särskilt relevant.

Hur det fungerar

Med traditionella presentkort betalar kommunen för hela värdet i förskott, oavsett om gåvorna löses in eller inte. Branschsnittet är att 20–40 % av presentkort aldrig löses in – vilket betyder att en betydande del av budgeten går till värde som aldrig levereras.

Med UpUps pay-on-redemption-modell betalar kommunen endast för det värde som faktiskt löses in, plus en serviceavgift per skickad gåva. Det innebär:

  • Lägre verklig kostnad vid samma upplägg

  • Mer förutsägbar budget kopplad till faktisk leverans

  • Inga "förlorade pengar" på oinlösta gåvor

Räkneexempel

För en kommun med 3 000 anställda och en gåva på 550 kr per person:

Förskottsbetalning: 1 650 000 kr (varav ~330 000 kr på oinlöst)
Pay-on-redemption: ~1 320 000 kr (inlöst värde) + serviceavgift

Skillnaden – cirka 250 000–300 000 kr beroende på avgiftsstruktur – är pengar som stannar i kommunens kassa.

Förenklad redovisning

Eftersom kostnaden uppstår när gåvan löses in, inte när den skickas, blir kopplingen mellan utgift och faktisk leverans tydlig. Det kan underlätta redovisning och uppföljning.

LOU, säkerhet och leverantörskrav

För en kommunal upphandling enligt LOU finns en rad krav som leverantören behöver uppfylla. UpUp har erfarenhet av kommunala upphandlingar och hanterar bland annat:

Tekniska och funktionella krav

  • Digital distribution via SMS eller e-post

  • Geografisk styrning av inlösen

  • Programmering av butikskategorier och giltighetstid

  • Mottagarportal för enkel inlösen

  • Rapportering till kommunen om utskick och inlösen

Säkerhet och dataskydd

  • Behandling av personuppgifter enligt GDPR

  • Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)

  • Datalagring inom EU

  • Säker hantering av betalkortsinfrastruktur

Ekonomi och uppföljning

  • Faktura enligt avtalad modell

  • Detaljerad rapportering över utskick, inlösen och kostnader

  • Spårbarhet för revision

Tillgänglighet

  • Mottagarportalen fungerar på olika enheter (mobil, dator, surfplatta)

  • Tydlig kommunikation till mottagare

UpUp kan tillhandahålla dokumentation kring säkerhet, dataskydd och rutiner som underlag i upphandlingsprocessen.

Så går implementeringen till

  • Steg 1: Avtal och setup

    Efter beslut om leverantör tecknas avtal och personuppgiftsbiträdesavtal. Tekniskt sker setup oftast på några dagar – kommunens konto i UpUp förbereds, branding läggs in (kommunens logotyp, eventuella färger), och de geografiska och kategoribaserade reglerna programmeras.

  • Steg 2: Förberedelse av mottagarlista

    Kommunen tar fram en lista över anställda som ska få gåvan, med mobilnummer eller e-postadress. Listan kan importeras direkt i UpUps portal.

  • Steg 3: Test och granskning

    Innan utskick rekommenderar vi alltid en testkörning till ett begränsat antal mottagare (typiskt HR och några nyckelpersoner) så att alla är trygga med utseende, hälsning och funktion.

  • Steg 4: Skarp utskick

    När allt är klart schemaläggs den skarpa utskicket. Alla mottagare får gåvan vid samma tidpunkt, oavsett var i kommunen de jobbar.

  • Steg 5: Uppföljning

    Under inlösenperioden kan kommunen följa hur många som löst in, vilka kategorier som dominerar (livsmedel, restaurang, etc.) och var inlösen sker. Detta kan vara värdefullt underlag för kommunens näringslivsarbete framåt.

  • Stöd genom processen

    UpUp har dedikerat onboarding-stöd för kommunala kunder. För kommuner som ger gåvor till många anställda och vill säkerställa att allt fungerar i tid är detta en central del av leveransen.

UpUp som leverantör till kommunen

UpUp har vunnit flera kommunala upphandlingar och har därmed konkret erfarenhet av vad som krävs.

Vad vi tar med oss från tidigare uppdrag

  • Förståelse för upphandlingsprocessens olika steg

  • Kunskap om vilka krav kommuner ofta ställer

  • Erfarenhet av att samverka med kommunens kommunikations-, HR- och näringslivsfunktioner

  • Rutiner för hantering av frågor från medarbetare och butiker

Vad ni får i en kommunal leverans

  • Plattformen UpUp med kommunens egen branding

  • Geografisk och kategoribaserad programmering enligt era krav

  • Mottagarstöd för medarbetarnas frågor

  • Rapportering och dokumentation enligt avtal

  • Möjlighet till djupgående näringslivsdata om hur inlösen fördelas

För kommuner som överväger en upphandling

Om er kommun planerar att upphandla digitala presentkort har vi en separat guide för upphandlingsansvarig där vi går igenom hur en sådan upphandling kan formuleras, vilka skall-krav som är värda att tänka på och vad ni bör begära av leverantörerna.

Vanliga frågor

  • UpUp har under det senaste året vunnit fyra kommunala upphandlingar för digitala presentkort till anställda. För specifika referenser, kontakta oss så får ni veta vilka kommuner som kan ge sin syn på samarbetet.

  • Ja. Inlösen kopplas till butikens lokalisering, och området kan definieras med god precision. För vissa angränsande områden där köpmönster ofta sträcker sig över gränsen kan kommunen välja att inkludera dessa specifikt om så önskas.

  • Det är upp till kommunen att avgöra hur det ska hanteras. Vanligast är att inlösen styrs till var kommunen är, inte var medarbetaren bor. Gåvan är från arbetsgivaren och ska gynna arbetsgivarens kommun. Vissa kommuner väljer en mer flexibel modell. Båda går att programmera.

  • Nej. Inlösen sker via vanlig betalkortsinfrastruktur. I princip alla butiker som accepterar betalkort och ligger inom det godkända området kan ta emot gåvan, utan särskild anslutning eller avtal.

  • Det bestämmer kommunen. Vanliga val är 1–3 månader. Kort giltighetstid tenderar att ge högre inlösengrad.

  • De förfaller efter giltighetstidens slut. Med pay-on-redemption-modellen betalar kommunen inte för det icke-inlösta värdet.

  • Ja. UpUp kan ge rapportering på aggregerad nivå – exempelvis hur inlösen fördelar sig mellan kategorier (livsmedel, restaurang, kläder etc.), eller geografiskt inom kommunen. Detta görs alltid inom ramen för dataskyddslagstiftningen och respekterar enskilda butikers och mottagares integritet.

  • Ja, så länge butiken har öppet. Tekniskt sker inlösen i realtid, så det fungerar dygnet runt om butiken accepterar kort.

  • UpUp har stöd för slutanvändare via supportkanaler. Frågor om själva gåvans existens eller belopp hänvisas till kommunens HR-funktion; frågor om hur man löser in hanteras av UpUps support.

  • Ja. Många kommuner använder UpUp för flera olika gåvotillfällen under året – jul, minnesgåvor vid pension, jubileumsgåvor med mera. Inom samma avtal kan olika belopp och villkor programmeras per tillfälle.

Se även

Relaterade resurser

Relaterade användningsområden

Vill ni veta mer om UpUp som leverantör?

Vi pratar gärna konkret om hur ett upplägg skulle se ut för just er kommun med er geografi, era anställda och era prioriteringar för det lokala näringslivet.

Boka ett möte så går vi igenom era specifika behov. Eller läs vår upphandlingsguide för en steg-för-steg-genomgång av hur en upphandling kan läggas upp.